Comment réussir une conférence en ligne

La web conférence est un outil très utile pour faciliter le travail à distance, mais cela ne s'improvise pas et voici quelques conseils pour que l'expérience soit un succès pour tous les participants.

Avant de lancer une conférence avec un groupe important, commencez par effectuer des mini conférences en petits groupes de 2 ou 3 personnes pour vous assurer que le matériel fonctionne bien (micro/casque recommandé) et que chaque participant soit à l'aise avec la manipulation de l'outil (activation/désactivation du micro, de la caméra, échange via le chat, partage d'écran) Une fois que vous vous êtes assuré que tous les participants sont opérationnels, vous pouvez organiser votre web conférence. Avant chaque conférence

• Envoyer un message d'invitation avec l'ordre du jour et la durée de la réunion. Selon le contexte, vous pourrez imposer une date ou proposer un sondage afin de trouver une date qui puisse convenir aux personnes invitées. Pour ce sondage, nous vous conseillons d'utiliser le service Framadate (Doodle si les personnes sont sur plusieurs fuseaux horaires) et de demander une réponse sous 48h
• Dès que la date est choisie, transmettez l'information pour permettre à chaque participant de libérer les options qu'ils aurait mises dans son agenda.
• Faites un message de relance la veille et demandez à ce que les participants arrivent 5 mn en avance pour effectuer les dernières vérifications techniques :
  • vérifiez le bon fonctionnement du micro et des hauts parleurs (privilégiez un casque, surtout dans un environnement bruyant ou lorsque le micro est trop près du haut parleur)
  • préparez votre barre de réglage des volumes sonores et de sensibilité du micro
  • vérifiez que votre logiciel est bien à jour ( Firefox, Chrome ou logiciel spécifique)

Lors de la web conférence

• Lorsque le groupe est nombreux (ou l'environnement d'un participant est particulièrement bruyant), prenez l'habitude de n'activer votre micro que lorsque vous prenez la parole (certains outils permettent de désactiver le micro d'un participant).
• Limitez votre consommation internet et la charge de votre ordinateur : fermez les onglets inutiles de votre navigateur, fermez les applications connectées, reportez les mises à jour et les synchronisations de données.
• Si la qualité de la communication est médiocre, il est possible de l'améliorer en désactivant la vidéo. Vérifiez le point précédent.
• Utiliser le chat pour les messages de régulation ou pour passer des liens URL
• Lorsque vous activez le partage d'écran, partagez une fenêtre plutôt que l'écran. Cela préserve votre vie privée et est plus sobre pour tous les participants
• L'intérêt de la web conférence, c'est qu'il est possible de mettre tout le monde autour d'un même document et de travailler dessus de manière collective. On pourra partir de l'ordre du jour et qui sera enrichi au fur et à mesure de le réunion pour devenir le Compte Rendu. Toutes les personnes étant présentes, il ne sera pas nécessaire de faire valider le document à postériori.

Pour le choix de l'outil, nous nous invitons à privilégier l'ouverture en adoptant des logiciels libres basés sur des standards. Pour nos besoins internes, nous avons fait le choix de la solution Spreed, que nous avons intégré dans Nextcloud. Si vous souhaitez une démonstration, merci d'utiliser le formulaire de contact et nous reviendrons vers vous pour prendre rendez-vous.